Wyobraźmy sobie budynek biurowy, w którym pięć lat temu opracowano Instrukcję Bezpieczeństwa Pożarowego. Od tego czasu zmienili się najemcy, jedną dużą powierzchnię podzielono na mniejsze lokale, przebudowano część instalacji i zamontowano dodatkowe drzwi. Dokument jest regularnie aktualizowany, ale nikt nie porównał wszystkich jego zapisów z tym, co rzeczywiście znajduje się w budynku.
Podczas kolejnej analizy okazuje się, że rzuty przedstawiają stary układ kondygnacji, lokalizacja części urządzeń jest nieaktualna, a procedury odnoszą się do rozwiązań, których już nie ma.
W istniejących budynkach zmiany często wprowadza się etapami. Każda z osobna wydaje się niewielka, ale po kilku latach różnica między dokumentacją a rzeczywistością może być znaczna. Poniższe przykłady ilustrują takie sytuacje; nie są opisami konkretnych realizacji.
Poniżej opisujemy 10 konkretnych sygnałów, które mogą wskazywać, że Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego wymaga ponownej analizy.
Ten poradnik pomaga porównać dokument z obiektem. Terminy i przesłanki formalnej aktualizacji omawiamy osobno: kiedy i jak aktualizować instrukcję bezpieczeństwa pożarowego.
1. Na planie są drzwi, których w rzeczywistości już nie ma
Przykład: przebudowa powierzchni biurowej pod nowego najemcę.
Na kondygnacji znajdowała się jedna duża powierzchnia biurowa, z której prowadziły dwa wyjścia. Nowy najemca podzielił przestrzeń na gabinety i sale konferencyjne. W ramach aranżacji część przejść została zlikwidowana, a komunikację poprowadzono inną trasą.
Na rzutach dołączonych do IBP nadal widnieje poprzedni układ.
Dlaczego to istotne? Ponieważ plany mogą wskazywać przebieg ewakuacji, który nie odpowiada rzeczywistym możliwościom opuszczenia pomieszczeń. Zmiana układu może również wpłynąć na długości przejść ewakuacyjnych.
Sygnał ostrzegawczy: wchodząc na kondygnację, widzimy inne pomieszczenia i inne przejścia niż te przedstawione w dokumentacji.
W takiej sytuacji nie wystarczy automatycznie nanieść nowych ścian na plan. Najpierw należy przeanalizować rzeczywiste warunki ewakuacji, a następnie odpowiednio zaktualizować dokumentację.
2. Na rzucie zaznaczono hydrant, ale w tym miejscu stoi zabudowa
Przykład: remont korytarza w budynku usługowym.
Podczas modernizacji wykonano nową zabudowę ścienną i zmieniono układ wyposażenia. Hydrant przeniesiono w inne miejsce albo pozostawiono za elementem zabudowy. Tymczasem na planie IBP nadal znajduje się w dotychczasowej lokalizacji.
Mogą występować dwie różne sytuacje. Jeżeli hydrant został prawidłowo przeniesiony, dokumentacja wymaga dostosowania do nowego stanu. Jeżeli natomiast urządzenie zostało zasłonięte, problem może dotyczyć nie tylko dokumentacji, lecz także jego dostępności.
Sygnał ostrzegawczy: lokalizacje urządzeń na planach nie zgadzają się z ich faktycznym położeniem lub dostępem do nich.
Podobne rozbieżności mogą dotyczyć gaśnic, ręcznych ostrzegaczy pożarowych, urządzeń oddymiających czy przeciwpożarowych wyłączników prądu.
To dobry przykład sytuacji, w której podczas analizy IBP można ujawnić problem wymagający dalszych działań technicznych.
3. W budynku działa zupełnie inna firma niż ta opisana w instrukcji
Przykład: magazyn zamieniony w niewielką produkcję.
Poprzedni najemca wykorzystywał halę do magazynowania gotowych wyrobów. Nowa firma w tej samej przestrzeni prowadzi produkcję, korzysta z maszyn, stanowisk obróbczych i dodatkowych instalacji.
Powierzchnia budynku się nie zmieniła, ale charakter działalności już tak.
W takiej sytuacji Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego przygotowana dla magazynu może nie odzwierciedlać nowych zagrożeń, sposobu użytkowania obiektu i przyjętych zasad bezpieczeństwa.
Sygnał ostrzegawczy: w opisie obiektu nadal znajduje się poprzedni profil działalności, podczas gdy rzeczywisty sposób wykorzystania powierzchni jest inny.
Trzeba jednak rozróżnić dwie rzeczy. Sama zmiana nazwy najemcy nie oznacza automatycznie zmiany warunków ochrony przeciwpożarowej. Dopiero zakres zmian w sposobie użytkowania pozwala ocenić, jakie działania są potrzebne.
Szerszy kontekst opisuje artykuł zmiana najemcy a wymagania przeciwpożarowe.
Warto również pamiętać o umowie najmu i określeniu obowiązków stron. Art. 4 ustawy o ochronie przeciwpożarowej przewiduje możliwość przejęcia realizacji obowiązków przez zarządcę lub użytkownika w całości albo części na podstawie odpowiedniej umowy cywilnoprawnej. Nie należy więc zakładać, że po podpisaniu umowy za wszystkie kwestie automatycznie odpowiada wyłącznie najemca.
4. Instrukcja zawiera numery telefonów do osób, które od lat nie pracują w obiekcie
Przykład: zmiana zarządcy nieruchomości.
W budynku zmieniła się firma zarządzająca. Nowy administrator przejął dokumentację, ale nie zweryfikowano danych kontaktowych i osób wskazanych do realizacji określonych czynności.
W IBP nadal figurują nazwiska pracowników poprzedniego zarządcy i nieaktualne numery telefonów.
Na co dzień może to pozostać niezauważone. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy trzeba szybko skontaktować się z osobą odpowiedzialną za określone czynności albo wdrożyć procedurę organizacyjną.
Sygnał ostrzegawczy: instrukcja wskazuje osoby, stanowiska lub numery kontaktowe, których nikt w obiekcie nie rozpoznaje.
Nie każda taka zmiana wymaga opracowania całej instrukcji od początku. Pokazuje jednak, że część organizacyjna dokumentacji nie jest utrzymywana w zgodności z rzeczywistym sposobem zarządzania obiektem.
5. Po remoncie zmienił się przebieg ewakuacji, ale instrukcja nadal pokazuje starą trasę
Przykład: adaptacja piętra na gabinety.
W budynku usługowym przebudowano kondygnację, wydzielając kilkanaście mniejszych pomieszczeń. Zmieniono też przebieg korytarza oraz lokalizację części drzwi.
Na planie ewakuacyjnym nadal przedstawiono rozwiązanie sprzed remontu.
Sama rozbieżność graficzna jest już sygnałem do weryfikacji, ale większe znaczenie ma pytanie, czy nowy układ spełnia odpowiednie wymagania dotyczące ewakuacji.
Może się bowiem okazać, że zmieniono długość przejść lub dojść ewakuacyjnych, warunki dostępu do wyjść albo sposób poruszania się pomiędzy pomieszczeniami.
Sygnał ostrzegawczy: oznaczenia kierunków ewakuacji lub przebieg komunikacji na planach nie odpowiadają faktycznej organizacji przestrzeni.
W takich przypadkach aktualizacja dokumentacji powinna być następstwem analizy warunków ewakuacji, a nie jedynie poprawienia rysunku.
6. W części opisowej są trzy strefy pożarowe, a na planach zaznaczono cztery
Przykład: wielokrotna modernizacja budynku.
Kilka lat wcześniej wykonano przebudowę części obiektu i zmieniono jego podział pożarowy. Zaktualizowano rzuty, ale pozostałe rozdziały instrukcji pozostawiono bez zmian.
W efekcie opis techniczny wskazuje inny podział na strefy pożarowe niż część rysunkowa.
Podobny problem może dotyczyć powierzchni stref, liczby kondygnacji, lokalizacji urządzeń przeciwpożarowych czy rozwiązań zastosowanych na drogach ewakuacyjnych.
Sygnał ostrzegawczy: informacje w różnych rozdziałach instrukcji wzajemnie się wykluczają.
Takie rozbieżności często świadczą o tym, że dokument aktualizowano fragmentarycznie. Warto wtedy przeanalizować go jako całość, zamiast poprawiać wyłącznie pojedyncze strony.
7. Nowe procesy technologiczne nie zostały uwzględnione w IBP
Przykład: uruchomienie dodatkowych stanowisk produkcyjnych.
W hali magazynowej wydzielono część przeznaczoną do obróbki materiałów, pakowania produktów i ładowania akumulatorów urządzeń transportu wewnętrznego.
W IBP nie ma informacji o tych procesach, ponieważ dokument powstał jeszcze przed rozpoczęciem nowej działalności.
W zależności od charakteru zmian mogą one wpływać na rodzaj występujących zagrożeń pożarowych, sposób postępowania na wypadek pożaru, a w określonych przypadkach również na konieczność oceny zagrożenia wybuchem.
Sygnał ostrzegawczy: w instrukcji brakuje opisu procesów, urządzeń lub materiałów, które obecnie mają istotne znaczenie dla warunków pożarowych obiektu.
Nie wystarczy dopisać nazwy nowej maszyny. Najpierw trzeba ustalić, czy i w jaki sposób zmieniony proces wpływa na warunki ochrony przeciwpożarowej.
8. Budynek przeszedł modernizację, ale IBP nadal opisuje urządzenia sprzed remontu
Przykład: modernizacja klatki schodowej.
W starszym budynku wykonano prace związane z klatką schodową, wymieniono drzwi i zmodyfikowano urządzenia służące do usuwania dymu.
Po zakończeniu prac inwestor otrzymał dokumentację powykonawczą. Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego pozostała jednak w poprzedniej wersji.
W efekcie opis zastosowanych rozwiązań nie odpowiada aktualnemu wyposażeniu budynku.
Sygnał ostrzegawczy: w dokumentacji technicznej z ostatniego remontu znajdują się rozwiązania, których nie uwzględniono w instrukcji.
W takich przypadkach istotne jest porównanie IBP z dokumentacją powykonawczą, a także ustalenie, czy modernizacja wpłynęła na procedury postępowania i organizację ewakuacji.
9. Zmieniono system sygnalizacji pożarowej, ale instrukcja opisuje stare zasady alarmowania
Przykład: rozbudowa systemu bezpieczeństwa w biurowcu.
W budynku rozbudowano system sygnalizacji pożarowej, zmieniono sposób sterowania wybranymi urządzeniami oraz zasady funkcjonowania kontroli dostępu podczas alarmu.
Scenariusz pożarowy i dokumentacja techniczna zostały odpowiednio opracowane lub zaktualizowane, ale procedury w IBP nadal odnoszą się do poprzednich rozwiązań.
Przykładowo instrukcja może opisywać ręczne wykonywanie czynności, które obecnie realizowane są automatycznie, albo wskazywać wcześniejszy sposób przekazywania informacji o alarmie.
Sygnał ostrzegawczy: procedury opisane w IBP nie odpowiadają rzeczywistemu działaniu urządzeń i organizacji postępowania podczas alarmu.
Tu szczególnie istotna jest zgodność instrukcji z dokumentacją urządzeń przeciwpożarowych oraz przyjętym scenariuszem pożarowym.
10. Podczas przejęcia budynku nikt nie potrafi powiedzieć, skąd pochodzą rzuty w IBP
Przykład: zakup starszej nieruchomości komercyjnej.
Nowy właściciel otrzymuje komplet dokumentów, w tym Instrukcję Bezpieczeństwa Pożarowego. Segregator wygląda poprawnie, ma podpisy i daty aktualizacji.
Problem pojawia się dopiero przy porównaniu planów z rzeczywistym układem budynku.
Część pomieszczeń ma inne przeznaczenie, niektóre urządzenia znajdują się w innych miejscach, a dokumentacja nie uwzględnia wszystkich modernizacji.
Nie wiadomo też, czy ostatnia aktualizacja obejmowała wizję lokalną, czy została wykonana na podstawie wcześniej przekazanych materiałów.
Sygnał ostrzegawczy: nie ma pewności, do jakiego stanu obiektu odnosi się dokumentacja.
To szczególnie istotne przy zakupie nieruchomości, przejęciu zarządzania budynkiem albo planowanej przebudowie.
W takich sytuacjach analiza istniejącej IBP może być jednym z elementów szerszej oceny warunków ochrony przeciwpożarowej.
Kiedy wystarczy aktualizacja IBP, a kiedy potrzebna jest szersza analiza?
Nie każda rozbieżność wymaga przygotowania całej instrukcji od początku. Jeżeli dokument jest prawidłowo opracowany, a zmiany dotyczą jedynie wybranych informacji, możliwa może być aktualizacja odpowiednich części.
Inaczej należy podejść do budynku, w którym zmieniły się warunki ewakuacji, podział na strefy pożarowe, proces technologiczny albo sposób użytkowania.
W takich przypadkach przed zmianą zapisów instrukcji trzeba ustalić, czy rzeczywiste rozwiązania w obiekcie są odpowiednie do jego obecnej funkcji.
Można to pokazać na prostym przykładzie.
Jeżeli zmienił się numer telefonu administratora, zazwyczaj nie oznacza to problemu technicznego z budynkiem. Jeżeli jednak zlikwidowano wyjście ewakuacyjne, nie wystarczy usunąć go z planu. Najpierw trzeba ocenić, czy pozostałe rozwiązania zapewniają wymagane warunki ewakuacji.
Aktualizacja dokumentacji nie zastępuje analizy technicznej, jeśli problem dotyczy samego budynku.
Data na okładce to nie wszystko
Zgodnie z § 6 ust. 7 rozporządzenia MSWiA z 7 czerwca 2010 r. Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego podlega aktualizacji co najmniej raz na 2 lata oraz po zmianach sposobu użytkowania obiektu lub procesu technologicznego wpływających na zmianę warunków ochrony przeciwpożarowej.
Warto jednak odróżnić obowiązek okresowej aktualizacji od rzeczywistej zgodności dokumentu ze stanem budynku.
Instrukcja z datą sprzed kilku miesięcy również może zawierać nieaktualne dane, jeżeli nie uwzględniono wszystkich zmian. Z kolei zakres niezbędnej aktualizacji powinien wynikać z rzeczywistych rozbieżności, a nie wyłącznie z wieku dokumentu.
Dlatego przy analizie IBP nie skupiamy się tylko na dacie jej opracowania.
Znaczenie ma przede wszystkim to, czy dokument prawidłowo opisuje budynek, występujące w nim zagrożenia oraz przyjęte rozwiązania organizacyjne i techniczne.
Czy podczas kontroli PSP mogą zostać wykryte rozbieżności w IBP?
Tak. W trakcie czynności kontrolno-rozpoznawczych może zostać zweryfikowana dokumentacja dotycząca ochrony przeciwpożarowej oraz rzeczywiste warunki występujące w obiekcie.
Jeżeli instrukcja opisuje nieistniejące rozwiązania, nie uwzględnia zmian sposobu użytkowania albo jej plany nie odpowiadają stanowi rzeczywistemu, może to być przedmiotem ustaleń kontrolnych.
Warto jednak pamiętać, że nie każda rozbieżność ma takie samo znaczenie. Inny ciężar ma nieaktualny numer telefonu, a inny zmiana przebiegu drogi ewakuacyjnej.
Dlatego przed kontrolą rozsądnie jest przeanalizować dokumentację, szczególnie jeśli budynek był w ostatnich latach przebudowywany lub zmieniał sposób użytkowania.
Co zrobić po wykryciu rozbieżności w IBP?
W SAFE LINE przygotowujemy Instrukcje Bezpieczeństwa Pożarowego oraz aktualizujemy dokumentację istniejących obiektów.
Wspieramy właścicieli, zarządców i użytkowników budynków biurowych, usługowych, przemysłowych, magazynowych oraz innych obiektów, dla których wymagane jest opracowanie instrukcji.
Możemy przeanalizować dotychczasową IBP, porównać zawarte w niej informacje z dokumentacją techniczną i rzeczywistym stanem budynku, a następnie określić zakres wymaganych zmian.
Jeżeli masz już dokument, sprawdź zakres usługi aktualizacji instrukcji bezpieczeństwa pożarowego. Gdy instrukcji brakuje lub potrzebne jest opracowanie od podstaw, zobacz opracowanie IBP dla obiektu. Samo wykrycie rozbieżności nie przesądza, że trzeba przygotować cały dokument na nowo.
Jeżeli okaże się, że problem wykracza poza samą dokumentację, możemy również pomóc w analizie warunków ochrony przeciwpożarowej i wskazaniu dalszych działań.
Wspieramy właścicieli i zarządców obiektów w Polsce, przede wszystkim na Śląsku i w Małopolsce.
Masz Instrukcję Bezpieczeństwa Pożarowego, ale nie wiesz, czy nadal odpowiada rzeczywistemu stanowi budynku?
Do rozmowy warto przygotować obecną instrukcję, dostępne rzuty, dokumentację ostatnich modernizacji i listę zmian w użytkowaniu obiektu. Na tej podstawie można ustalić zakres dalszej weryfikacji.
Skontaktuj się z SAFE LINE lub zadzwoń: +48 662 360 357
FAQ - nieaktualna Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego
Jak rozpoznać nieaktualną IBP?
Najczęstsze sygnały to rozbieżności między rzutami a układem pomieszczeń, nieaktualne lokalizacje urządzeń przeciwpożarowych, zmieniony sposób użytkowania, brak informacji o nowych procesach technologicznych oraz procedury niedostosowane do obecnych rozwiązań technicznych.
Czy IBP może być nieaktualna, mimo że została opracowana niedawno?
Tak. Jeżeli dokument nie uwzględnia rzeczywistego stanu obiektu lub zmian mających znaczenie dla ochrony przeciwpożarowej, sama aktualna data opracowania nie przesądza o jego prawidłowości.
Czy zmianę układu pomieszczeń trzeba uwzględnić w IBP?
Jeżeli zmiana wpływa na informacje zawarte w instrukcji, a szczególnie na warunki ewakuacji lub inne rozwiązania przeciwpożarowe, dokumentacja powinna zostać odpowiednio przeanalizowana i zaktualizowana.
Czy po zmianie najemcy trzeba aktualizować IBP?
Sama zmiana nazwy firmy nie oznacza automatycznie takiego obowiązku. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy zmienił się sposób użytkowania obiektu lub proces technologiczny i czy wpływa to na warunki ochrony przeciwpożarowej.
Czy SAFE LINE może zaktualizować IBP opracowaną przez inną firmę?
Tak. Możemy przeanalizować istniejącą instrukcję oraz ocenić możliwość i zakres jej aktualizacji. W przypadku istotnych rozbieżności może być uzasadnione przygotowanie szerszego opracowania.
Czy przed aktualizacją IBP potrzebna jest wizja lokalna?
W wielu obiektach jest bardzo przydatna, szczególnie gdy dokumentacja jest stara, budynek był przebudowywany albo występują rozbieżności między rzutami i stanem rzeczywistym. Zakres niezbędnych czynności zależy od konkretnego obiektu.