W wielu budynkach instrukcja bezpieczeństwa pożarowego funkcjonuje jako dokument sporządzony „na start” - przy oddaniu obiektu do użytku - i od tego momentu nie jest już aktualizowana. Tymczasem sam obiekt zmienia się nieustannie: zmieniają się najemcy, układ pomieszczeń, instalacje, sposób wykorzystania powierzchni, organizacja pracy, a czasem również poziom zagrożenia pożarowego.
Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego nie jest dokumentem formalnym „do szuflady”. To opis realnych warunków ochrony przeciwpożarowej: dróg ewakuacyjnych, stref pożarowych, procedur postępowania na wypadek pożaru, sposobu zabezpieczenia instalacji technicznych i organizacji działań w sytuacji zagrożenia. Jeżeli dokument przestaje odzwierciedlać rzeczywisty stan obiektu, przestaje spełniać swoją podstawową funkcję.
Czym jest instrukcja bezpieczeństwa pożarowego?
Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego to dokument określający między innymi warunki ochrony przeciwpożarowej wynikające z przeznaczenia, sposobu użytkowania, prowadzonego procesu technologicznego i warunków technicznych obiektu, w tym zagrożenia wybuchem. Zawiera również procedury postępowania na wypadek pożaru, zasady ewakuacji, wskazuje osoby odpowiedzialne oraz sposób zabezpieczenia instalacji technicznych.
Obowiązek jej posiadania dotyczy między innymi obiektów użyteczności publicznej, zamieszkania zbiorowego, magazynowych, produkcyjnych oraz innych, w których występuje zagrożenie wybuchem lub które zakwalifikowane są do kategorii zagrożenia ludzi. W praktyce jest to dokument, który powinien być zrozumiały, aktualny i możliwy do wykorzystania przez osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo obiektu.
Jak często należy aktualizować instrukcję?
Zgodnie z przepisami instrukcję bezpieczeństwa pożarowego należy poddawać przeglądowi i aktualizacji co najmniej raz na 2 lata. To jednak minimalny wymóg kalendarzowy. W praktyce aktualizacja jest konieczna zawsze wtedy, gdy w obiekcie następuje zmiana sposobu użytkowania lub zmiana procesu technologicznego, jeżeli wpływają one na warunki ochrony przeciwpożarowej.
Oznacza to, że termin 2 lat nie jest jedynym momentem, w którym trzeba wrócić do dokumentu. Zmiana w obiekcie może wymagać aktualizacji dużo wcześniej. Jeżeli dokumentacja nie nadąża za rzeczywistym sposobem użytkowania budynku, pojawia się ryzyko formalne, organizacyjne i techniczne.
Kiedy warto sprawdzić lub zaktualizować instrukcję?
W praktyce zarządzania obiektami istnieje kilka typowych sytuacji, które powinny być sygnałem do weryfikacji aktualności instrukcji bezpieczeństwa pożarowego.
- Przebudowa lub zmiana układu funkcjonalnego pomieszczeń. Zmiana podziału powierzchni, przesunięcie ścianek działowych lub zmiana przeznaczenia pomieszczeń wpływa bezpośrednio na strefy pożarowe i drogi ewakuacyjne opisane w dokumencie.
- Zmiana najemcy lub profilu działalności. Nowy najemca to często nowy sposób użytkowania powierzchni, inne obciążenie ogniowe, inny sprzęt i inna organizacja pracy.
- Wdrożenie nowych urządzeń lub linii technologicznych. Nowe maszyny, urządzenia czy procesy produkcyjne mogą zmieniać poziom zagrożenia pożarowego lub wybuchowego.
- Zmiana organizacji dróg ewakuacyjnych lub oznakowania. Nowe wyjścia, zmiana tras ewakuacji, przestawienie mebli albo regałów powinny być zweryfikowane pod kątem zgodności z dokumentacją.
- Nowe instalacje techniczne. Montaż lub modernizacja instalacji wentylacyjnej, hydrantowej, systemu sygnalizacji pożaru czy oddymiania to zmiany, które powinny znaleźć odzwierciedlenie w instrukcji.
- Reorganizacja magazynu lub zmiana sposobu składowania materiałów. Zmiana rodzaju magazynowanych materiałów, ich ilości albo sposobu składowania wpływa na obciążenie ogniowe i klasyfikację stref pożarowych.
Dlaczego nieaktualna instrukcja to realne ryzyko?
Nieaktualna instrukcja bezpieczeństwa pożarowego zwykle ujawnia się w najmniej dogodnym momencie: podczas kontroli Państwowej Straży Pożarnej, odbioru technicznego obiektu, audytu bezpieczeństwa prowadzonego na zlecenie inwestora lub ubezpieczyciela, a w najgorszym scenariuszu - podczas realnego zdarzenia.
W każdym z tych przypadków rozbieżność między stanem faktycznym obiektu a treścią dokumentu jest łatwa do wykrycia i trudna do wytłumaczenia. Jeżeli drogi ewakuacyjne, procedury, oznakowanie, instalacje albo sposób użytkowania powierzchni nie odpowiadają dokumentacji, instrukcja przestaje być narzędziem bezpieczeństwa i staje się wyłącznie papierem, który wygląda na uporządkowany.
Aktualna instrukcja bezpieczeństwa pożarowego powinna opisywać rzeczywisty stan obiektu. Jeżeli budynek się zmienia, dokumentacja również powinna zostać sprawdzona.
Aktualizacja jako element bieżącego zarządzania obiektem
Dla zarządców nieruchomości, inwestorów, wspólnot mieszkaniowych oraz firm budowlanych praktycznym podejściem jest traktowanie aktualizacji instrukcji nie jako jednorazowego obowiązku formalnego, lecz jako stałego elementu zarządzania obiektem - obok przeglądów technicznych instalacji czy okresowych kontroli stanu budynku.
Takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w której dokumentacja „dogania” rzeczywistość dopiero po zgłoszonej nieprawidłowości. Regularna weryfikacja pozwala wcześniej wykryć zmiany, uporządkować zakres dokumentacji i zaplanować działania bez presji kontroli lub odbioru.
Jak SAFE LINE wspiera aktualizację dokumentacji?
SAFE LINE | Jakub Tondos zajmuje się inżynierią bezpieczeństwa pożarowego, przygotowaniem i aktualizacją instrukcji bezpieczeństwa pożarowego oraz audytami stanu ochrony przeciwpożarowej obiektów. Współpracujemy z zarządcami nieruchomości, inwestorami, projektantami, wspólnotami mieszkaniowymi oraz firmami budowlanymi realizującymi inwestycje na terenie Śląska i Małopolski.
Jeżeli nie pamiętają Państwo, kiedy instrukcja bezpieczeństwa pożarowego w obiekcie była ostatnio aktualizowana, albo w budynku zaszły zmiany, które mogą wpływać na warunki ochrony przeciwpożarowej, warto sprawdzić aktualny stan dokumentacji i ustalić zakres niezbędnej aktualizacji.
Sprawdź, czy Twoja instrukcja jest aktualna
Przeanalizujemy stan dokumentacji, zakres zmian w obiekcie i wskażemy, czy instrukcja bezpieczeństwa pożarowego wymaga aktualizacji.
Obszar działania
SAFE LINE | Jakub Tondos realizuje audyty przeciwpożarowe oraz przygotowuje i aktualizuje instrukcje bezpieczeństwa pożarowego dla obiektów na terenie całego kraju, ze szczególnym uwzględnieniem województwa śląskiego i małopolskiego, w tym między innymi Krakowa, Gliwic, Bielska-Białej, Częstochowy, Sosnowca, Tychów, Tarnowa oraz Chrzanowa.
Współpracujemy zarówno z zarządcami pojedynczych nieruchomości, jak i inwestorami oraz firmami budowlanymi realizującymi inwestycje w regionie - niezależnie od tego, czy chodzi o pojedynczy budynek, czy o portfel obiektów rozproszonych na terenie obu województw.
FAQ
Jak często trzeba aktualizować instrukcję bezpieczeństwa pożarowego?
Nie rzadziej niż raz na 2 lata, a dodatkowo każdorazowo, gdy zmiana sposobu użytkowania obiektu lub procesu technologicznego wpływa na warunki ochrony przeciwpożarowej.
Kto odpowiada za aktualizację IBP?
Za aktualność instrukcji odpowiada właściciel, zarządca lub użytkownik obiektu, w zależności od zapisów umownych i faktycznego sprawowania zarządu nad budynkiem.
Czy zmiana najemcy wymaga aktualizacji instrukcji bezpieczeństwa pożarowego?
Jeżeli zmiana najemcy wiąże się ze zmianą sposobu użytkowania powierzchni lub charakteru prowadzonej działalności wpływającej na warunki ochrony przeciwpożarowej, instrukcja powinna zostać zaktualizowana.
Co grozi za nieaktualną instrukcję bezpieczeństwa pożarowego?
Nieaktualna instrukcja może zostać wskazana jako nieprawidłowość podczas kontroli Państwowej Straży Pożarnej, co skutkuje obowiązkiem jej uzupełnienia, a w niektórych przypadkach dodatkowymi konsekwencjami formalnymi dla zarządcy lub właściciela obiektu.
