Zmiana najemcy a wymagania ppoż. – kiedy trzeba ponownie przeanalizować budynek?

Nowy najemca nie zawsze oznacza nowe wymagania ppoż.

Sama zmiana firmy korzystającej z lokalu nie musi zmieniać warunków ochrony przeciwpożarowej. Znaczenie ma to, co nowy najemca będzie robił, jakie zmiany wprowadzi i kto przejmie poszczególne obowiązki dotyczące bezpieczeństwa.

Rozważmy przykład: biuro rachunkowe zatrudniające 15 osób zastępuje inna firma prowadząca podobną działalność. Liczba użytkowników, układ pomieszczeń, wyposażenie i warunki ewakuacji pozostają takie same. Sama zmiana najemcy nie musi wtedy oznaczać potrzeby zmiany rozwiązań ppoż.

Ocena będzie inna, jeżeli w tym samym lokalu powstanie sala szkoleniowa dla większej liczby osób, część biura stanie się magazynem albo pojawi się nowy proces technologiczny. Adres i powierzchnia pozostają bez zmian, ale założenia dotyczące bezpieczeństwa mogą już nie odpowiadać rzeczywistemu użytkowaniu.

Co sprawdzić przed przekazaniem powierzchni nowemu najemcy?

Liczba i charakter użytkowników

Warto ustalić maksymalną przewidywaną liczbę osób przebywających jednocześnie w lokalu. Oprócz pracowników trzeba uwzględnić klientów, uczestników szkoleń, pacjentów czy gości. Zmiana liczby i charakteru użytkowników może wpływać na ocenę warunków ewakuacji, liczbę i szerokość wyjść oraz organizację przestrzeni.

Profil działalności

Określenie „lokal usługowy” jest zbyt ogólne, aby ocenić wymagania. Biuro projektowe, klub fitness, przychodnia i szkoła językowa mogą zajmować podobną powierzchnię, lecz różnić się sposobem korzystania z niej. Analiza powinna odnosić się do planowanej działalności, a nie wyłącznie do nazwy funkcji wpisanej w umowie.

Rodzaj i sposób magazynowania

W halach magazynowych i produkcyjno-magazynowych istotne są rodzaj i ilość materiałów, wysokość składowania, układ regałów oraz obciążenie ogniowe. Nowy najemca może wprowadzić towary lub substancje, których wcześniejsza dokumentacja nie uwzględniała. Trzeba wtedy zestawić planowany sposób składowania z rozwiązaniami przyjętymi dla budynku lub strefy pożarowej.

Więcej o wpływie składowania i technologii na zabezpieczenia opisujemy w artykule o ochronie przeciwpożarowej hal przemysłowych i magazynowych.

Proces technologiczny

Nowe maszyny, linie produkcyjne, piece, stanowiska spawalnicze, instalacje odpylania lub procesy wykorzystujące materiały palne mogą zmieniać zagrożenie pożarowe. To, że poprzedni najemca prowadził działalność w danej hali, nie potwierdza jeszcze jej przydatności do innej produkcji. Analizy wymagają konkretne urządzenia, procesy i materiały planowane przez kolejnego użytkownika.

Godziny funkcjonowania obiektu

Przejście z pracy w dni robocze na działalność wieczorną, weekendową lub całodobową nie oznacza automatycznie zmiany wymagań ppoż. Może jednak wpływać na obecność personelu, dostęp do części budynku, organizację ochrony i reakcję na alarm. Warto sprawdzić, czy przyjęte procedury odpowiadają nowym godzinom użytkowania.

Fit-out a warunki ewakuacji i dokumentacja budynku

Aranżacja powierzchni dla nowego najemcy, czyli fit-out, często obejmuje ścianki działowe, gabinety, sale konferencyjne, magazynki i nowe drzwi. Takie zmiany mogą wpływać na przebieg przejść i dojść ewakuacyjnych, dostęp do wyjść, długość dróg ewakuacyjnych oraz oddzielenia przeciwpożarowe.

Szczególnej uwagi wymagają budynki wielokrotnie dostosowywane do kolejnych najemców. Po kilku przebudowach rzeczywisty układ kondygnacji może odbiegać od dokumentacji właściciela lub zarządcy. Przed kolejną aranżacją warto więc porównać plany ze stanem istniejącym, a następnie ocenić projektowane zmiany.

Na etapie opracowywania aranżacji pomocne jest wsparcie projektowe w zakresie ochrony przeciwpożarowej. Pozwala uwzględnić warunki bezpieczeństwa, zanim układ pomieszczeń zostanie wykonany.

Kiedy zmiana najemcy może oznaczać zmianę sposobu użytkowania?

Art. 71 ust. 1 pkt 2 Prawa budowlanego obejmuje między innymi rozpoczęcie lub zakończenie działalności, która zmienia warunki bezpieczeństwa pożarowego w obiekcie lub jego części. Ocenie podlega więc faktyczny zakres zmian, a nie samo podpisanie nowej umowy najmu.

Nie każda zmiana najemcy oznacza zmianę sposobu użytkowania. Jednocześnie brak robót budowlanych nie wyklucza takiej zmiany. Jeżeli nowa działalność wpływa na warunki wskazane w przepisach, trzeba przeanalizować również wymagane formalności.

Rozróżnienie to szerzej przedstawiamy w omówieniu wyroku NSA II OSK 501/25 dotyczącym zmiany sposobu użytkowania. Opisany tam przypadek dotyczy wynajmu pokoi; ocena biura, hali lub lokalu usługowego wymaga odniesienia przepisów do odrębnego stanu faktycznego.

Kto odpowiada za ochronę przeciwpożarową - właściciel czy najemca?

Art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie przeciwpożarowej określa obowiązki właściciela związane z zabezpieczeniem budynku, obiektu lub terenu. Ustęp 1a przewiduje przejęcie odpowiedzialności za ich realizację przez zarządcę lub użytkownika, w całości albo części, stosownie do powierzonych zadań i na podstawie umowy cywilnoprawnej ustanawiającej zarząd lub użytkowanie. Gdy takiej umowy nie zawarto, obowiązki obciążają faktycznie władającego obiektem.

Nie należy zatem zakładać, że wszystkie obowiązki zawsze pozostają przy właścicielu albo automatycznie przechodzą na najemcę z chwilą przekazania kluczy. Potrzebne jest sprawdzenie treści umowy oraz rzeczywistego zakresu zadań stron.

W budynku wielonajemcowym podział powinien uwzględniać zarówno wynajmowany lokal, jak i części wspólne oraz rozwiązania obsługujące cały obiekt. Przy zmianie najemcy warto ustalić odpowiedzialność za poszczególne działania, zamiast pozostawiać ją domysłom.

Zmiana najemcy a instrukcja bezpieczeństwa pożarowego

Jeżeli dla obiektu wymagana jest instrukcja bezpieczeństwa pożarowego (IBP), należy sprawdzić, czy opisuje aktualny sposób jego użytkowania. Zgodnie z § 6 ust. 7 rozporządzenia MSWiA z 7 czerwca 2010 r. instrukcję aktualizuje się co najmniej raz na 2 lata oraz po zmianach użytkowania lub procesu technologicznego wpływających na warunki ochrony przeciwpożarowej.

Sama zmiana nazwy najemcy nie oznacza automatycznie konieczności opracowania nowej IBP. Jeśli jednak zmieniają się funkcje pomieszczeń, technologia lub warunki ochrony przeciwpożarowej, trzeba ocenić zakres potrzebnych zmian w dokumencie. Nie należy czekać wtedy wyłącznie na upływ terminu okresowej aktualizacji.

Przykłady takich sytuacji opisujemy w poradniku kiedy aktualizować instrukcję bezpieczeństwa pożarowego. Jeżeli potrzebujesz dostosowania dokumentacji do nowego sposobu użytkowania, sprawdź zakres aktualizacji IBP w SAFE LINE.

Kiedy zlecić analizę ppoż. i jakie informacje przygotować?

Najlepszy moment to etap planowania działalności i aranżacji, przed wykonaniem fit-outu, ustawieniem regałów i uruchomieniem maszyn. Wtedy można jeszcze uwzględnić wyniki analizy w projekcie i organizacji powierzchni.

Do pierwszej oceny warto przygotować:

• opis działalności obecnego i przyszłego najemcy;
• przewidywaną liczbę użytkowników oraz godziny funkcjonowania;
• rzuty istniejącego i planowanego układu pomieszczeń;
• informacje o towarach, ich ilości, regałach i wysokości składowania;
• opis technologii, urządzeń i wykorzystywanych materiałów;
• dostępną dokumentację ppoż. oraz planowany podział obowiązków stron.

Analiza może objąć warunki ewakuacji, podział na strefy pożarowe, urządzenia przeciwpożarowe i zgodność dokumentacji z planowanym użytkowaniem. Gdy wątpliwości dotyczą także obecnego stanu zabezpieczeń, punktem wyjścia może być audyt przeciwpożarowy obiektu.

Analiza ppoż. przy zmianie najemcy w SAFE LINE

Wspieramy właścicieli, zarządców i inwestorów przy zmianach wykorzystania istniejących budynków. Analizujemy planowaną działalność, dokumentację i rozwiązania funkcjonujące w obiekcie, aby wskazać elementy wymagające dalszych działań. Pomagamy również określić kwestie ppoż., które należy uwzględnić przy ustalaniu obowiązków dotyczących wynajmowanej powierzchni.

Działamy przede wszystkim na Śląsku i w Małopolsce, w tym w Gliwicach i Krakowie. Opracowania przygotowujemy także dla obiektów w innych częściach Polski.

FAQ - zmiana najemcy a wymagania przeciwpożarowe

Czy każda zmiana najemcy wymaga ponownej analizy ppoż.?

Nie. Sama zmiana firmy korzystającej z powierzchni nie musi wpływać na ochronę przeciwpożarową. Trzeba jednak ustalić, czy zmieniają się sposób użytkowania, liczba osób, aranżacja, składowanie lub technologia. Od rzeczywistego zakresu zmian zależy potrzeba dalszej analizy.

Kto odpowiada za ochronę przeciwpożarową wynajmowanego lokalu?

Art. 4 ustawy o ochronie przeciwpożarowej wskazuje obowiązki właściciela, a ust. 1a reguluje przejęcie odpowiedzialności przez zarządcę lub użytkownika na podstawie umowy i stosownie do powierzonych zadań. Jeśli takiej umowy nie zawarto, odpowiada faktycznie władający obiektem. Należy sprawdzić konkretny podział obowiązków.

Czy w umowie najmu można określić obowiązki ppoż. najemcy?

Tak. Przepisy przewidują przejęcie odpowiedzialności za realizację obowiązków przez zarządcę lub użytkownika w całości albo części na podstawie odpowiedniej umowy cywilnoprawnej. Jej postanowienia powinny jasno określać zakres powierzonych zadań dotyczących lokalu i uwzględniać rozwiązania wspólne dla budynku.

Czy większa liczba pracowników może wpłynąć na wymagania ppoż.?

Tak. Zależnie od skali i charakteru zmiany może wymagać ponownej oceny warunków ewakuacji i organizacji przestrzeni. W analizie uwzględnia się także klientów, gości i inne osoby przebywające jednocześnie w lokalu.

Czy fit-out dla nowego najemcy należy ocenić pod kątem ppoż.?

Jeżeli zmieniają się pomieszczenia, drzwi, komunikacja lub funkcje powierzchni, należy ocenić wpływ aranżacji na bezpieczeństwo pożarowe. Najlepiej zrobić to na etapie projektu, przed wykonaniem zmian.

Czy zmiana magazynowanych towarów ma znaczenie?

Tak. Znaczenie mogą mieć rodzaj i ilość materiałów, wysokość i sposób składowania, obciążenie ogniowe oraz nowe substancje. Dotychczasowe rozwiązania należy odnieść do planowanego magazynowania.

Czy zmiana najemcy jest zmianą sposobu użytkowania?

Nie automatycznie. Istotny jest faktyczny zakres zmian w działalności. Art. 71 Prawa budowlanego obejmuje między innymi działalność zmieniającą warunki bezpieczeństwa pożarowego. Brak robót budowlanych sam w sobie nie wyklucza zmiany sposobu użytkowania.

Czy po zmianie najemcy trzeba aktualizować IBP?

Sama zmiana nazwy najemcy nie oznacza konieczności przygotowania nowej instrukcji. Jeżeli jednak zmienia się sposób użytkowania lub proces technologiczny wpływający na warunki ochrony przeciwpożarowej, wymagana IBP podlega aktualizacji. Niezależnie od takich zmian aktualizuje się ją co najmniej raz na 2 lata.

Kiedy najlepiej wykonać analizę ppoż. dla nowego najemcy?

Przed wykonaniem aranżacji i rozpoczęciem działalności, gdy znane są planowany sposób użytkowania, liczba osób, składowanie i technologia. Na tym etapie wyniki analizy można uwzględnić w projekcie i organizacji powierzchni.

Podstawy prawne

• Prawo budowlane, art. 71 ust. 1 pkt 2 - zmiana sposobu użytkowania obiektu lub jego części.
• Ustawa o ochronie przeciwpożarowej, art. 4 ust. 1 i 1a - obowiązki właściciela oraz zasady przejęcia odpowiedzialności przez zarządcę lub użytkownika.
• Rozporządzenie MSWiA z 7 czerwca 2010 r., § 6 ust. 7 - aktualizacja instrukcji bezpieczeństwa pożarowego.